Grundlagen für Projektmanager

Zusammenfassung der letzten Bearbeitung

/* 2. Explorationsphase */

Grundlagen für Projektmanager

Wechseln zu: Navigation, Suche

Inhaltsverzeichnis

Der Rahmen

Initiativen sind eine zeitlich und thematisch begrenzte Arbeitsplattform, in der zentrale Fragestellungen im Zusammenspiel von Internet und Gesellschaft von einer Multi-Stakeholder Expertengruppe bearbeitet werden. Initiativen bestehen aus drei Phasen:

1. Vorlaufphase

  • offene Auschreibung für Expertenbewerbung und Verbreitung über geeignete Kanäle
  • dazu Beschreibung/Mission Statement der Initiative auf der CoBase und Blog als Textgrundlage und Informationsmaterial
  • optional: Festlegung einer Gruppe von Experten, die unabhängig vom Ausschreibungsverfahren zur Mitarbeit eingeladen werden, die dabei jedoch nicht mehr als ein Drittel der Gesamtgruppe ausmachen sollen
  • optional: Bildung einer Kerngruppe, die den/die Projektmanager/in bei Planung und Durchführung unterstützt, inhaltlich u. operational
  • optional: Rekrutierung einer/s Praktikanten/In zur Assistenz der Projektleitung
  • inhaltliche, zeitliche und organisatorische Planung der 2. und 3. Phase durch den/die Projektmanager/in. Die Termine der Workshops müssen in der Ausschreibung bekannt gegeben werden.
  • Auswahl von insgesamt ca. 30 Experten (mit Einladung zum Auftaktworkshop) aus den drei Stakeholdergruppen Wissenschaft, Zivilgesellschaft und Wirtschaft im Einvernehmen zwischen Lenkungskreis, Projektmanager/in und gegebenenfalls der Kerngruppe


2. Explorationsphase

  • Laufzeit ca. 3-5 Monate
  • gestaltet ca. 3-4 eintägige Workshops (mit dazwischen stattfindenden Arbeitsphasen), von denen mindestens ein Workshop öffentlich und unter Einbeziehung von Teilnehmern aus Politik und Verwaltung durchgeführt wird, meist ein Abschlussworkshop mit vorläufigen Ergebnissen
  • Experten arbeiten ehrenamtlich!
  • Format: Das Co:Lab ermöglicht Diskussion und Arbeit auf Augenhöhe, unter Chatham House Rule, mit den Experten als teilnehmende Einzelpersonen (vs. Vertreter ihrer Arbeitgeber). Die Experten sind im Rahmen des Initiativenkonzeptes in ihrer inhaltlichen Arbeit frei. Erarbeitung eines Abschlussberichtes / Multimedialer Ergebnisse
    • Redaktion des Abschlussberichtes durch die Experten
    • aus den Initiativenmitteln müssen auch Dinge wie Lektorat, Grafikdesign, Druck und Versand des Berichtes bezahlt werden
    • alle Publikationen der Initiativen stehen immer unter freien Lizenzen, i.d.R. CC BY 3.0 de
    • es ist darauf hinzuweisen, dass der Text als Abschlussbericht einer Initiative des Collaboratory erstellt wurde
    • optional: Druck in Buch-/Heftform je nach Wunsch des/der Projektmanager/in bzw. der Kern- oder Gesamtgruppe
  • optional (aber besonders erwünscht) sind weitere Ergebnisse wie etwa
    • Leitlinien, Thesenpapiere, Handlungsempfehlungen, Interviews
    • neue Verbünde, Netzwerke, Aktionen, Kooperationen und dergleichen
    • außerhalb oder innerhalb des Colab weiterlaufende Veranstaltungsreihen

3. Interventionsphase

  • die Ergebnisse der Initiative werden auf geeignete Weise bekannt gemacht und in den politischen Diskurs eingebracht, z.B.
    • Einpflegen der Ergebnisse in die Co:Base
    • Pressegespräche
    • Vorstellung auf Konferenzen
    • Vorträge und Diskussionsveranstaltungen
    • Aktionen, Kampagnen
    • etc.

Die Unterstützung durch das Co:llaboratory

Das Co:llaboratory unterstützt Initiativen vierfach

  • durch die Bereitstellung von 50 000 € pro Initiative, von denen 10 000 als Honorar für das Projektmanagement (4x2500€) vorgesehen sind
  • durch die Bereitstellung von collaboratory.de-Accounts für alle Beteiligten Expertinnen, um die Zusammenarbeit zu erleichtern und die Co:Base voll nutzen zu können
  • durch die Mitwirkung bei der Auswahl der Experten und punktuelle organisatorische Unterstützung durch die Geschäftsführung (z.B. bei Vertragsfragen, Logistik, PR)
  • in der Regel durch Übernahme der Rechnungsbearbeitung und -bezahlung (für die Finanzplanung ist der/die Projektmanager/in verantwortlich, bei Reisekosten ist die Reisekostenpolicy zu beachten!)


Aufgaben des/der Projektmanager/in

Der/die Projektmanager/in führt die Initiativen - innerhalb des oben definierten Rahmens - organisatorisch und inhaltlich eigenverantwortlich durch. Insbesondere ist er/sie verantwortlich für:

  • Mitwirkung bei der Auswahl der Expertinnen
  • organisatorische und inhaltliche Gestaltung der Workshops
  • Gewährleistung der Fertigstellung der Ergebnisse (z.B. Bericht) und der Einstellung in die Co:Base
  • Organisation der Interventionsphase
  • Erstellung kurzer Berichte über die Workshops und Ergebnisse für das Collaboratory Blog (jeweils nach den Workshops und nach Fertigstellung des Berichtes)
  • regelmässige mündliche Berichterstattung über den Fortgang der Initiative an den Lenkungskreis und Kommunikation mit der Geschäftsführung des Collaboratory
  • eigenverantwortliches Finanzmanagement/Planung der Initiative
  • optional: finanzielle Prokura für die Initiativenmittel, der eine Zielvereinbarung mit dem Internet & Gesellschaft Collaboratory e.V. vorauszugehen hat

Dafür wird ein Honorar in Höhe von insgesamt 10 000 Euro gewährt. Die Auszahlung erfolgt in 4 Raten von je 2500 Euro (1. nach dem Auftaktworkshop, 2. nach dem zweiten bzw. dritten Workshop, 3. nach dem Abschlussworkshop, 4. nach Vorliegen der (Druck)Version des Abschlussberichtes). Ist der/die Projektmanager/in auch Koordinator einer Ohu des Collaboratory, so wird während der Laufzeit der Initiative kein zusätzliches Koordinatorenhonorar gezahlt, ob Veranstaltungen der Ohu durchgeführt werden, kann individuell entschieden werden. Die Ohu nimmt optional nach Abschluss der Initiative ihre Arbeit wieder auf, z.B. mit aus der Initiative neu gewonnenen Teilnehmern und inhaltlichen Themen.

TIPPS

  • In der Regel wird der/die Projektmanagerin durch eine/n Praktikanten/in unterstützt, der aus Initiativenmitteln angemessen bezahlt wird (zb. 250 oder 500 EUR/m je nach Umfang).
  • Ein Template für ein “Welcome Package” für Experten liegt vor.
  • Reisekosten für Experten können erstattet werden (siehe Reisekostenpolicy). Ggfls. können Arbeitgeber der Experten die Initiative die Arbeit durch die Übernahme dieser Kosten unterstützen (siehe Welcome Package)
  • Die Collaboratory Geschäftsführung kann Kontakte zu Lektoren, Grafiken etc. vermitteln
  • Aus bisherigen Initiativen liegen wertvolle Erfahrungen zu den ungefähren Kosten, organisatorischen Möglichkeiten etc vor - die Geschäftsführung steht jederzeit für Gespräche zur Verfügung und vermittelt auch Kontakt zu früheren Projektmanagern.
  • Geschäftsführung und Lenkungskreis sollten stets zeitnah über die geplante und tatsächliche Verwendung der Initiativenmittel informiert sein.


Stand 11/2012

Autoren dieses Artikels
Linda Walter
comments powered by Disqus